С 1 января 2020 года на смену бумажным трудовым книжкам приходят электронные, а бумажные аналоги становятся историей. Трудовые книжки в привычном бумажном виде с 2021 года перестанут оформлять при приеме на работу, а у тех, кто уже работает, появится электронный дубликат сведений с 2020 года.
Работодатель обязан письменно уведомить каждого сотрудника о праве выбора способа ведения в кадровой службе трудовой книжки и определен срок исполнения этой обязанности – по 30 июня 2020 года.
Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека. До 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
- Если сотрудник выбрал вариант ведения трудовой книжки в электронном виде, то бумажная трудовая книжка выдается работнику, в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления и работодатель освобождается от ответственности за ее хранение.
- При другом выборе или если работник не определился с выбором – работодатель продолжает ведение трудовой книжки на бумаге.
Независимо от способа ведения трудовых книжек в своей кадровой службе, каждый работодатель представляет в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников.
Ведение трудовой книжки в электронном виде будет обязательным для граждан, кто впервые устроится на работу в 2021 году. Бумажные трудовые книжки для них не будут оформляться.
С января 2020 года работодатели ежемесячно будут представлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности своих сотрудников, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки.
Сведения из электронной трудовой книжки граждане могут получить несколькими способами:
- у работодателя
- в Пенсионном фонде
- в МФЦ
- через Личный кабинет на сайте ПФР или портал госуслуг.
Если работник, получив данные своей электронной трудовой книжки, обнаружил ошибку, то он может обратиться к работодателю с письменным заявлением. Работодатель обязан исправить или дополнить сведения и направить их в Пенсионный фонд. Эти положения внесены в Трудовой кодекс. Конечно, если ошибку нашел сам работодатель, он тоже должен ее исправить.
У электронной трудовой книжки есть ряд преимуществ.
- удобный и быстрый доступ для работников к информации о своей трудовой деятельности. Это будет способствовать минимизации ошибок, неточных и недостоверных сведений.
- получение сведений в электронном виде дает дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства.
- у работодателей снижается нагрузка и издержки на ведение и хранение бумажных трудовых книжек работников.
Полученные от работодателей сведения о трудовой деятельности будут использоваться при предоставлении государственных услуг.
